Dans plus de 80% des organisations, la gestion des min-max est laissée aux mains de gestionnaires qui se retrouvent souvent pris entre l’arbre et l’écorce. Les gens des ventes, des opérations ou de l’entretien désirent légitimement s’assurer qu’ils ne manquent pas de stocks. De l’autre côté, les gens des finances, les banquiers et les actionnaires sont préoccupés par l’argent immobilisé dans les stocks.

On ajuste à la main les inventaires en réaction aux crises de l’entreprise. Un client important s’est retrouvé avec une rupture de stock, on corrige les min-max à la hausse. Arrive la fin du trimestre et les financiers veulent que les inventaires soient le plus bas possible. On coupe les achats et on baisse les min-max.

Le département des miracles réagit encore et corrige la situation. Les attentes de l’organisation sont énormes envers le département de la gestion des inventaires. On s’attend à ce que ces gens puissent ajuster manuellement les min-max sur 15,000 à 35,000 articles sans faire d’erreur. Ils doivent prévoir les saisons, les tendances à la hausse ou à la baisse dans la demande. Ils doivent savoir quand l’article dont on se sert deux fois par année va être en demande.

Détenteur d’une maîtrise en recherche opérationnelle, j’ai plus de 30 ans de métier et je suis reconnu comme un des leaders québécois dans la gestion des stocks, mais, même avec mon expérience, je n’ai pas la capacité de gérer 35,000 articles et de fixer de façon optimale les min-max manuellement.

La bonne nouvelle c’est que la gestion des stocks, c’est aujourd’hui une science. Il existe des formules et des calculs qui permettent d’optimiser la gestion des stocks et de fixer automatiquement et de façon dynamique (avec des révisions automatiques et informatisées à tous les mois) les min-max de façon à atteindre les objectifs de service organisationnels tout en minimisant les inventaires. Des min-max gérés de cette façon permettent normalement d’augmenter globalement le taux de disponibilité des pièces ou articles avec de 25% à 50% moins d’inventaire.

Autre point positif, c’est que la gestion des stocks, c’est aussi un art. La machine ne sait pas tout. Un bon système de gestion des stocks signale aux gestionnaires qu’il est temps de réviser un min-max lorsqu’il y a:

-        des changements brusques dans le modèle de consommation;

-        un article nouveau est rendu avec assez d’historique pour le passer en mode automatique;

-        le système a de la difficulté à établir des prévisions de consommation fiables pour un article donné;

-        on a une commande ouverte au fournisseur pour un article où l’on a déjà des surplus (parce qu’une commande client a été annulée, on a eu un retour de stock d’un autre client ou toute autre bonne raison);

-        un article n’a pas bougé depuis six mois;

-        le min-max calculé pour le mois qui vient est assez différent de l’ancien min-max;

-        ou tout autre signal défini.

Mettez aux commandes d’un bon système scientifique un artiste gestionnaire des stocks talentueux et vous obtenez le meilleur équilibre pour la gestion des stocks.  C’est mille fois plus efficace!

Robert Lamarre