Aujourd’hui, avec la globalisation des marchés et une compétition beaucoup plus forte, les services d’approvisionnement se doivent d’explorer toutes les opportunités d’amélioration qui peuvent se présenter à eux. Dans un environnement compétitif comme le nôtre, l’amélioration continue est la clé du succès pour réussir.  Afin de progresser sur le chemin de l’amélioration, il faut avant tout mesurer et établir la situation actuelle dans laquelle se trouve l’organisation. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place de bons outils de mesure.

Le rôle des indicateurs de performance

Les indicateurs de performance sont ces outils qui permettent d’offrir les informations nécessaires afin d’établir un benchmarking. Ces mesures serviront à établir la situation actuelle du service des approvisionnements. Elles permettront d’identifier les forces et les faiblesses de l’organisation ainsi que les endroits où il est important d’intervenir afin de rendre l’entreprise plus compétitive. Ces mêmes outils serviront aussi de point de départ afin de mesurer les progrès sur la chaîne d’approvisionnement.

Les indicateurs de performance deviendront les outils de suivi qui permettront de mettre en place des objectifs réalistes et de déterminer la progression vers le but défini par l’organisation. Ces mesures serviront aussi à évaluer l’efficacité de chacun des services de l’organisation. Ces indicateurs devraient aussi servir aux différents départements afin de les aider dans leur auto-évaluation, de leur fournir des éléments de motivation et de leur donner le pouls sur les progrès accomplis. De bons indicateurs de performance seront aussi en mesure d’identifier très tôt les problèmes opérationnels.

Le développement d’indicateurs de performance

Basé sur le plan stratégique et les objectifs de l’organisation, les indicateurs de performance se doivent d’être établis en fonction des caractéristiques uniques de chaque entreprise. Tous les indicateurs de performance devraient :

Signifier quelque chose à l’organisation

Être en accord avec la stratégie et les objectifs de l’organisation

Être représentatif des tendances du marché et des progrès faits par l’organisation

Être en accord avec les autres départements faisant partie de l’organisation

Contenir des informations financières, mais également non financières

Mesurer ce qui est important pour le client final

Dans le but de développer de bons indicateurs de performance, il faut tout d’abord mettre en place une base de données qui servira à établir les différentes mesures. Les informations nécessaires se retrouveront idéalement dans vos systèmes de gestion. Afin d’établir cette base de données, vous devrez étudier les systèmes d’approvisionnement, des finances, des ventes et des opérations. Ce qui est important de retenir dans cette phase est de s’assurer que les informations recueillies soient exactes. L’intégrité des données obtenues est cruciale si l’organisation désire obtenir des indicateurs de performance qui soient significatifs à leur entreprise. Ainsi, une analyse de l’exactitude des données est un prérequis important avant d’utiliser celles-ci, car elles serviront à l’établissement des indicateurs de performance.

Il est impératif dans l’évaluation d’un service des approvisionnements d’évaluer le niveau de service à la clientèle. Les approvisionnements sont une fonction service qui sert à supporter les ventes, la production ou l’entretien. On voudra évaluer ce service sous forme de capacité à rencontrer les besoins des clients finaux (‘fill-rate’) ou de vitesse de réaction du service des approvisionnements, afin de donner suite à une réquisition d’achat des usagers, ou en évaluant la proportion des réquisitions d’achats pour lesquelles le service d’approvisionnement rend le produit ou le service disponible à l’intérieur des délais requis.

Nous devrions aussi retrouver des indicateurs afin de mesurer la performance des approvisionnements pour gérer nos fournisseurs ainsi que leur nombre.  Le type d’entente, la disponibilité des produits, le niveau de coopération sont aussi d’autres éléments qui devraient faire partie de ces outils.

Bien entendu, l’organisation devrait mettre en place une série d’indicateurs de performance qui tiennent compte des coûts. Parmi ces indicateurs qu’il faudrait retrouver, mentionnons le coût de maintien en stock, le coût pour placer une commande, un ratio sur les coûts d’acquisition et sur les épargnes effectuées lors des négociations.

L’organisation devrait aussi mettre en place des indicateurs de performance sur les délais de livraison. Parmi ceux-ci, mentionnons le respect des délais de livraison, les livraisons en retard, les livraisons avant la date requise et les livraisons contenant des surplus de produits.

Il faudrait finalement avoir des indicateurs de performance qui mesurent le travail du personnel du service des approvisionnements. Parmi les éléments de mesure, il y a le niveau de service par acheteur, le nombre de transactions effectuées par acheteur et les achats faits par celui-ci.

En conclusion, ce qu’il faut retenir, lors de l’établissement d’indicateurs de performance, c’est que la mise en place de ces instruments de mesure ne changera pas pour autant la performance de la chaîne d’approvisionnement. C’est seulement en combinant de bons indicateurs de performance avec un plan d’action efficace et un bon environnement pour motiver les employés que l’organisation pourra demeurer compétitive.

Source: Benoit Ouellette